Comment se former efficacement aux outils bureautiques ?

by Mylène DECAIX in Avis d'expert

Word, Excel, CRM : comment trouver la formation bureautique adaptée ?

Vous souhaitez vous perfectionner sur certaines fonctionnalités spécifiques du Pack Office (Excel, Word, Outlook) ou personnaliser votre outil CRM afin qu’il corresponde d’avantage à votre méthode de travail ? Découvrez dans notre article quelques conseils pour y voir clair dans l’offre des différents acteurs et centres de formation et dénicher la formation qui correspond à votre besoin.

 

Formation bureautique

Pas facile de se repérer dans le maquis de la formation professionnelle. L’offre est pléthorique : environ 50 000 structures proposent leurs services en France. Indépendants ou groupes d’envergure, tous lorgnent sur le magot que représentent les dépenses des entreprises, sous forme de plans de formation et autres CPF (compte personnel de formation).

Mais tous ne sont pas en mesure de répondre à votre besoins, même si, dans le lot, la perle rare existe nécessairement.

Responsables formation, DRH ou même managers doivent faire preuve de méthode pour dégoter l’organisme sérieux, compétent et adapté à leur demande.

 

Affiner votre demande : le cahier des charges de la formation

Avant de vous lancer dans la quête de l’organisme idéal, vous devez absolument définir les besoins des salariés concernés. Quelle thématique ? Quel budget ? En salle de cours ou en ligne ? Dans l’entreprise ou à l’extérieur ? Autant de questions auxquelles il vous faudra apporter des réponses les plus précises possibles.

Au besoin, le bénéficiaire de la formation ou le responsable qui en est à l’origine doit pouvoir détailler au maximum ses desiderata. Présentez-lui éventuellement différentes options existantes pour qu’il ait conscience de l’éventail des possibilités. Une formation de perfectionnement Excel, certes, mais sur quelles fonctionnalités en particulier ? Votre recherche n’en sera que plus efficace.

Si vous ne maîtrisez pas tous les tenants et aboutissants, n’hésitez pas à aller à la source de la demande.

Pour établir une description fine de la demande de formation sur les normes comptables, par exemple, le DRH, qui n’est pas un financier, doit se tourner vers le professionnel », précise Jérôme Lesage, PDG et fondateur de Place de la formation, une société d’achat et de gestion de formation pour le compte d’entreprises.

Formation à distance en e-learning ou intra-entreprise ?

Les deux options comportent leurs avantages et leurs inconvénients.

 AvantagesInconvénients
Formation à distance. Coût
. Accès aux contenus du cours après la formation
. approche impersonnelles
. bonne connexion Internet requise
Formation en groupe. Coût
. Echange de bonnes pratiques entre participants
. Pas de personnalisation du cours
. Mélange des niveaux
.Perte de temps quand le formateur s'attarde sur un point
Formation intra-entreprise. Approche personnalisée
. Contenu ciblé
.Cout

 

Récolter des informations sur les organismes de formation retenus

En dehors de cas de formations pointues, plusieurs organismes se retrouvent généralement en compétition pour répondre à vos demandes. Collectez alors le plus d’informations possibles sur eux : leur taille, leur chiffre d’affaires, le type de formateur, leur ancienneté, leur spécialité… Et n’hésitez pas à aller au-delà de la plaquette de présentation : les résultats financiers, la date de création ou les éventuelles procédures judiciaires en cours se retrouvent facilement en ligne si l’entreprise se montre transparente. Une recherche qui est loin d’être superflue.

Apprendre qu’un organisme est placé en redressement judiciaire ne constitue pas un critère rédhibitoire dans le cadre une formation qui se tient la semaine prochaine, il le devient pour un cursus étalé sur 6 mois », illustre Jérôme Lesage.

Comme un recruteur, vous pouvez demander des références : solliciter des personnes qui ont déjà effectuer la formation Word que vous vous apprêtez à suivre par exemple. A la manière d’un recruteur, vous pouvez prendre des références auprès d’entreprises clientes. Si un avis positif ne constitue pas une garantie que la formation vous plaira, il permet d’y voir plus clair et d’éviter les charlatans.

 

Vérifier les points-clés de la formation

Devant la masse d’informations, vous devrez mettre en lumière les critères incontournables pour finaliser votre choix.

Pour une formation de type coaching, c’est la personnalité du formateur qui compte, et non le chiffre d’affaires de sa société, illustre Jérôme Lesage. Pour une formation déployée sur plusieurs sites, on regarde surtout la qualité du réseau. »

Le même travail est évidemment à effectuer sur le contenu même du module de formation, sous peine de s’y perdre. Entre une formation Excel à 30 euros de l’heure et une autre à 170 euros de l’heure, la différence dans la prestation doit être claire à vos yeux.

 

Contenus : décrypter le programme du stage que vous allez suivre

Pour progresser rapidement et utiliser le logiciel selon le besoin propre à l’entreprise mieux vaut privilégier une formation fondée sur des cas concrets et de la mise en pratique. Comment apprendre à créer un tableau croisé dynamique sous Excel sans mettre la main sur la souris ?

Une formation magistrale de 3 jours vous permettra certes de faire le tour de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel Excel ou Word mais 80% d’entre elles ne vous intéresseront pas forcément et ne seront pas utilisées immédiatement dans l’entreprise. Les acquis seront donc rapidement oubliés par manque de pratique à l’issue du stage.

A quoi bon apprendre à gérer des formules avec Excel si vous êtes là pour créer des modèles ?

 

Connaître le profil des formateurs

Devenir formateur est à la portée de tous. Il n’est pas nécessaire de suivre un cursus pédagogique. Vous devez donc en savoir le maximum sur la personne qui dispense le cours que vous allez suivre. Depuis combien de temps exerce-t-elle le métier de formateur ? A-t-elle une activité professionnelle annexe ?

L’idéal est de choisir un formateur qui consacre une partie de son temps sur le terrain et qui pourra vous faire bénéficier de ses retours d’expérience, des astuces qu’il utilise au quotidien.

Un formateur spécialisé aura certes une meilleure pédagogique (il suit lui-même des formations pour se perfectionner) mais aura sans doute plus de mal à adapter le produit au besoin de l’entreprise et à la problématique des participants.

 

Capitaliser sur l’expérience

Evidemment, une fois que la formation s’est déroulée, il est impossible de faire un retour en arrière. Il est cependant possible –et même utile– de faire un retour d’expérience. L‘évaluation par les participants est monnaie courante à la fin des formations, mais une analyse à froid, quelques semaines plus tard, permet d’établir un bilan moins subjectif. En distinguant ce qui a réussi de ce qui a échoué, vous enrichissez votre connaissance de l’offre. Et affinez votre prochaine demande de formation.

Il convient de prendre le temps de refaire les manipulations acquises et pourquoi pas de partager ces nouvelles connaissances avec ses collèges de bureau afin que l’ensemble de l’entreprise puisse bénéficier des acquis.

 

 

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