Réseau informatique : 10 signes qui montrent que vous perdez de l’argent

by Mylène DECAIX in Avis d'expert

Réseau informatique : 10 signes qui montrent que vous perdez de l’argent

Les entreprises accumulent souvent les petits désagréments informatiques, qui lorsqu’ils sont traités de façon isolée paraissent insignifiants. Pourtant mis bout à bout et répétés plusieurs fois par semaine, ces petits ennuis ou incidents se muent en un gros préjudice pour la productivité de l’entreprise et le confort de travail des collaborateurs.

Les petits ruisseaux font les grandes rivières

Et submergent les entreprises qui laissent les problèmes s’amonceler pendant des mois voire des années.

Les quelques signes que nous décrivons dans cet article sont les 10 symptômes que nous retrouvons le plus souvent lorsque nous auditons le réseau informatique d’une organisation. Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces constats, pas de panique nous avons des éléments de réponses concrets pour vous aider à auto-évaluer votre système d’information et mettre en place les actions correctives qui s’imposent.
A travers les solutions que nous préconisons nous avons cherché le meilleur compromis dans l’équation performance – agilité – investissement.

 

retard de livraison–  1 – 
Les projets transverses qui nécessitent le concours de plusieurs collaborateurs ou services ne sont jamais livrés à temps

Vous n’avez pas d’outils efficaces ou adaptés, pour favoriser le travail collaboratif dans votre entreprise

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Microsoft Exchange offre une fonctionnalité de gestion des tâches qui peut constituer un premier axe de progrès. Pour aller plus loin il convient de vous équiper d’une solution professionnelle de partage de fichiers et d’une solution de gestion de projets (il existe des solutions Open Source). Au niveau organisationnel, de simples compte-rendu de réunion peuvent facilement faire avancer les projets dans le bon sens.

 

solution de gestion de la mobilite profesionnelle

–  2 –
Lors de vos déplacements professionnels vous ne pouvez pas consulter vos emails ou aux documents présents sur votre serveur ni les partager avec des tiers

Vous ne disposez pas des outils indispensables pour travailler efficacement en mobilité 

La mobilité est un enjeu informatique fondamental pour toute organisation. Vous avez peut-être déjà fait l’acquisition de smartphones et/ou de tablettes tactiles pour vos équipes sur le terrain et vous rendez compte que cela ouvre de nouvelles problématiques en termes d’accessibilité, de comptabilité et de productivité en mode déconnecté.

Le premier bon réflexe à adopter est de configurer les boites emails sur vos terminaux mobiles. Puis investissez dans une solution sécurisée de partage de documents. Pour encore plus d’efficacité vous pouvez opter pour l’installation de liaisons distantes sécurisées type VPN (lire notre article à ce sujet) ou pour un bureau distant (hébergement de votre infrastructure et de vos logiciels métier chez un opérateur en mode SaaS)

 

absence

– 3 –
En cas d’absence prolongée d’un collaborateur (congés, maladie) ses dossiers restent à l’arrêt

Vous n’avez pas suffisamment de visibilité sur le travail effectué par vos collaborateurs

La encore votre messagerie Microsoft Exchange répond à cette problématique en vous permettant de vous connecter simplement aux boites aux lettre de vos salariés pour traiter les emails entrants (délégation de boite aux lettres). Le transfert automatique des emails d’une boite vers une autre est aussi une fonctionnalité appréciée des dirigeants. Si vous utilisez la fonction « gestion des tâches » ( intégrée en natif dans MS-Exchange) vous aurez une vue sur l’avancement des projets de chaque collaborateur en quelques clics seulement. Pour le « reporting » des activités et l’analyse des données les outils Pentaho, Spagobi et Palo sont des logiciels Open source, sinon avec une bonne formation aux tableurs Excel vous pourrez aussi accomplir des miracles !

 

lenteur réseau informatique

– 4 – 
Vous subissez plusieurs fois par semaine des problèmes d’accès à Internet ou des lenteurs de téléchargement de fichiers

Votre débit Internet est insuffisant ou votre bande passante est saturée

Ces problèmes sont récurrents dans bon nombre de structures. Nous avons d’ailleurs consacré un article entier à cette question que vous pourrez lire ici. Nous vous recommandons de combiner trois actions redoutablement efficaces pour gonfler votre débit Internet à moindre frais :

  1. Réaliser une agrégation de plusieurs abonnements ADSL ou VDSL pour dupliquer mécaniquement les débits

  2. Mettre en place une politique de filtrage de certains sites web et applicatifs gourmands en bande passante et improductifs pour votre organisation et qui pénalisent fortement les travailleurs

  3. nvestir dans un proxy-cache pour garder en mémoire les sites Internet les plus consultés ou récurrents dans votre entreprise

probleme impression de documents

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L’impression de documents est laborieuse

Vos périphériques d’impression sont mal configurés sur votre serveur. Souvent chaque station imprime directement sur l’imprimante ou le MFP avec des pilotes différents, alors qu’un serveur dédié existe pour ce rôle.

Ce problème se résout assez simplement en configurant un vrai serveur d’impression (fournis en standard avec votre serveur Windows). Ensuite tout se joue au niveau des paramétrages afin de faciliter et d’accélérer les impressions. L’idéal étant d’adapter le pilote d’impression au métier de chacun, pour le service secrétariat un pilote PCL, pour le marketing un Pilote Poscript, pour les logiciel du BE-Autocad un Pilote HPGL, etc.

Et enfin distribuer automatiquement les pilotes sur les utilisateurs du réseau depuis le serveur.
Le Gain de temps sur 5 années d’exploitation est très important ! Pour les équipes c’est autant de baisse du stress lié aux incidents d’impression.

recherche documentaire GED

– 6 –
Vous ne savez pas où sont enregistrés vos documents et perdez du temps à les retrouver 

La gestion électronique des documents n’est pas optimale et vous fait perdre de l’argent. L’organisation des dossiers n’est pas réalisée correctement.

L’étude IDC, « The High Cost of not Finding Information », a révélé que chaque collaborateur passait près de 10h par semaine à rechercher des fichiers sur le réseau et plus de 3h à recréer des documents déjà existants

Installez un serveur de fichier bien configuré et instaurez une procédure de nommage de documents unifiée à l’échelle de votre structure pour simplifier la recherche documentaire. Pour les PME de plus de 100 salariés il existe également des solutions de GED (Gestion Electronique des Documents) amis elles représentent un investissement important.

 

accroitre la confidentialite des donnees

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Vos collaborateurs se plaignent de ne pas pouvoir accéder à des documents utiles ou à l’inverse vous souhaiteriez pouvoir bloquer l’accès à certains dossiers confidentiels aujourd’hui consultables par tous

La gestion des droit d’accès n’a pas – ou mal – été configurée sur votre réseau informatique

Déployez un serveur de fichiers et paramétrez des groupes d’utilisateurs (généralement par service) et des droits d’accès avec l’Active Directory en fonction des besoins réels de votre organisation. Il n’y a pas de configuration type, chaque entreprise doit déterminer sa propre politique d’accès et de confidentialité des données. Nous mettons à disposition de nos clients un fichier Excel qui permet d’organiser les dossiers, les droits et les lecteurs réseau métiers par lettre.

 

achat pc

–  8 –
L’intégration d’un nouvel utilisateur ou d’un nouveau pc sur le réseau est un processus long et compliqué

L’industrialisation des procédures informatiques devient nécessaire dans votre entreprise

Pour réduire le temps passé à préparer la station d’un nouveau collaborateur il convient de sauvegarder des configurations type (Microsoft Office, CRM, etc.) Une charte informatique vous sera également très utile pour vous assurer que chaque nouvel arrivant acquiert les bonnes pratiques TIC de votre entreprise.

 

erreur informatique

– 9 –
Si un document est modifié ou supprimé par erreur alors il est définitivement perdu 

Vos données informatiques ne sont pas protégées contre les erreurs humaines

Préférez une solution professionnelle de sauvegarde en mode incrémental pour sauvegarder plusieurs versions d’un même fichier et permettre la restauration d’un document dans l’état auquel il se trouvait à date fixe.
Pensez également à mettre en place la gestion des clichés instantanés 2 fois par jour, cette fonctionnalité est en standard avec votre serveur Windows. Chaque utilisateur sera alors autonome pour restaurer la bonne version de son fichier en 2 deux clics, sans solliciter le service informatique ou le prestataire de maintenance.

 

ordinateur-pc-en-panne

– 10 – 
En cas de crash serveur ou de sinistre (incendie ou dégât des eaux) vous ne savez pas si vos données pourront être récupérées ni en combien de temps

Votre entreprise est dangereusement exposée aux risques de perte de données et de cessation d’activité

En investissant dans la mise en place d’un Plan de reprise d’activité en cas de sinistre,  vous serez certain de redémarrer votre activité en un temps record et ferez de sérieuses économies. Rapprochez-vous rapidement d’un prestataire informatique spécialisé pour établir les procédures de dépannage express et de restauration de vos données. Si vous n’avez pas de ressource en interne, souscrivez à un contrat de maintenance informatique ou d’infogérance, pour les matériels indispensables à votre activité.

 

Vous l’avez sans doute remarqué certains désagréments listés ci-dessus pourraient presque passer inaperçus tant ils font parfois partie du quotidien. Vous ne vous apercevez plus que vous perdez 5 minutes à rechercher un document ou que vous devez vous déplacer chaque matin pour consulter la messagerie de l’un de vos collaborateurs absents. Vous vous êtes peut-être même habitués aux lenteurs Internet, et cela en devient presque normal pour chacun… (Dixit les clients chez qui nous réalisons des audits express de leur système d’information)

Mais faites le calcul un instant. Si chacun des collaborateurs d’une entreprise de 10 salariés perd 5 minutes par jour à tenter de résoudre des problèmes de connexion Internet à la fin du mois c’est 18h de travail gaspillé et 350€/mois jeter par la fenêtre…

Et si vous investissiez cette somme dans des solutions informatiques au service de votre productivité ?
Vous y gagnerez bien plus que 5 Minutes !

 

Pour bénéficier d’un audit de votre équipement ou souscrire un contrat de maintenance 

Contacter Quadri Concept SSII Toulon

 

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